Thủ thuật bảo mật tuyệt đối trong văn bản

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Microsoft Word 2003 trở lên thì có một tính năng bảo mật văn bản rất hay mang tên Protect Document, với tính năng này bạn có thể an tâm giao văn bản cho người khác mà không sợ họ chỉnh sửa, thay đổi cả văn bản hoặc từng đoạn văn bản do bạn chỉ định. Để kích hoạt chức năng này, bạn hãy nhấn vào Menu Tool > Protect Document. Giao diện làm việc chính của chương trình sẽ được xuất hiện ở phía bên tay phải cửa sổ làm việc của bạn. Tại đây nếu đơn thuần bạn chỉ muốn đoạn văn bản của mình được bảo vệ mà không ai có quyền thay đổi các thông số bên trong văn bản của mình như (Font chữ, định dạng, thiết kế,....) thì bạn chỉ việc đánh dấu kiểm vào trước tuỳ mục Limit formatting to a selection of styles, sau đó nhấn vào tuỳ chọn Yes, Start Enforcing Protection rồi nhập mật khẩu để khoá các định dạng văn bản này vào. Ngoài tính năng trên, nó còn có một chức năng khá hay khoá từng đoạn hoặc không cho thay đổi hoặc thêm bớt bất kỳ thứ gì trong văn bản. Các tính năng này được phân cấp mở rộng trong tuỳ mục Editing restriction. Chúng bao gồm: 1. Tracked changes: hiển thị riêng biệt những đoạn văn bản bảo mật và những đoạn văn bản mà người khác thêm vào (các đoạn văn bản thêm vào sẽ được phân tách mà hiển thị kiểu chữ màu đỏ). 2. Comments: không cho phép bạn thêm bớt hoặc chỉnh sửa bất cứ thứ gì trong văn bản, bạn chỉ có quyền thêm vào tạo các đoạn ghi chú (comments) mà thôi. 3. Filling in forms: không được thêm bớt và các định dạng trong văn bản, bạn chỉ có thể thay đổi các biểu mẫu có trong văn bản. 4. No changes: văn bản của bạn chỉ có quyền được xem mà không thể làm được gì, tất cả các lệnh trong Word đều bị khoá bỏ. Khi đã chọn xong, bạn hãy nhấn vào tuỳ chọn Yes, Start Enforcing Protection rồi nhập mật khẩu để bảo vệ văn bản của bạn vào. Từ lúc này văn bản của bạn đã thực sự "an toàn" rồi đấy. Khi nào muốn trở lại "hiện trạng làm việc ban đầu" cho các văn bản đã khoá, bạn hãy mở văn bản bị khoá lên rồi truy xuất vào menu Tools > Unprotect Document. Sau đó nhập mật khẩu để giải mã vào. Ngoài ra còn có thể tham khảo thêm những cách sau: Bảo vệ nội dung file văn bản Sau khi soạn thảo xong một file trong Word, bạn có thể bảo vệ file này không cho người khác sửa đổi hay mở xem bằng các cách sau đây: Chống sửa đổi: Mở văn bản cần thực hiện, bấm menu Tools > Protect document. Ở cửa sổ hiện ra, có ba lựa chọn ứng với ba cấp bảo vệ từ thấp đến cao. - Chọn Tracked Changes nếu muốn lưu lại những gì khi chỉnh sửa. Trong cấp bảo vệ này, Word sẽ đánh dấu những đoạn chỉnh sửa bằng màu đỏ. - Chọn Comments nếu không muốn người xem xóa, sửa nội dung. Ở cấp bảo vệ này, người xem vẫn có thể sao chép được nội dung văn bản. - Muốn bảo vệ tuyệt đối nội dung văn bản, bạn hãy bấm chọn Form, khi đó Word sẽ khóa tất cả các chức năng sửa đổi sao chép, lúc đó văn bản có thuộc tính như một file pdf. Sau khi chọn xong cấp độ bảo vệ, nhập password vào ô trống bên dưới, bấm OK. Để gỡ bỏ bảo vệ, bấm menu Tools > Unprotect document, nhập password khi có yêu cầu. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt thuộc tính Read Only cho file văn bản nhằm chống lại việc lưu hay cập nhật nội dung file. Bạn thực hiện việc này bằng cách: ở cửa sổ Windows Explorer, bấm chuột phải lên file cần thực hiện rồi chọn properties, bấm thẻ General ở cửa sổ hiện ra, đánh dấu chọn mục Read-only. Không cho mở file: Ở hình thức bảo vệ trên, người xem vẫn có thể mở được file nhưng không chỉnh sửa được file. Còn ở hình thức này chúng ta sẽ đặt password để ngăn chặn việc mở file. Mở văn bản cần thực hiện, bấm menu Tool > Options, bấm thẻ Security, nhập password vào ô Password to Open, bấm OK rồi thực hiện lưu file. Hoặc cũng có thể thực hiện theo cách: bấm menu File > Save As (hoặc bấm phím F12), bấm nút Tools, chọn Security Options, nhập password vào ô Password to Open, bấm OK Một khi file đã được bảo vệ bằng cách này, cần phải nhập đúng password ở thông báo hiện ra thì mới mở được file. Để gỡ bỏ password, làm lại thác tác như khi cài đặt password nhưng xóa tất cả các dấu * có trong ô Password to Open. (Theo LBVMVT).